Muita gente deseja e tenta ser mais produtiva, conquistar alta performance e ganhar tempo, mas não sai do lugar e acaba se frustrando. Afirmações como “não tenho disciplina”, “não desenvolvi bons hábitos” e “não nasci produtivo” estão entre as justificativas mais comuns para o insucesso, mas elas não são verdadeiras. Aliás, disciplina e bons hábitos pouco tem a ver com produtividade.
Eu desenvolvi um conceito chamado “Tríade do Tempo”, e nele classifico as tarefas em três áreas: importantes, urgentes e circunstanciais. As circunstanciais são aquelas que demandam tempo mas não trazem resultados práticos, de pouca importância ou até coisas que você poderia delegar sem culpa. E a verdade é que muitas pessoas não conseguem ser produtivas porque estão usando o seu tempo, energia, atenção e foco em atividades circunstanciais.
Neste ano, uma pesquisa realizada pela Triad mostrou que um terço do tempo dos brasileiros é gasto com tarefas circunstanciais, uma proporção expressiva. Há várias metodologias que podem ser utilizadas para mudar esse quadro, e uma delas, de origem alemã, é bastante interessante: ela propõe que as pessoas registrem tudo o que fazem ao longo do dia, em intervalos de 15, 30 ou, no máximo, 60 minutos. Essa técnica não é interessante para ser aplicada por muito tempo, mas em poucos dias ela pode dar uma percepção de como o seu tempo está sendo usado e quais alterações podem ser feitas na sua rotina para otimizá-lo.
Para começar uma mudança agora, você pode, por alguns dias, registrar tudo o que você faz, desde o momento em que acorda até a hora em que vai dormir, a cada meia ou uma hora. Vale usar um bloco de anotações ou até uma planilha, onde você pode separar colunas para o horário e classificação da tarefa (importante, urgente ou circunstancial). Se você não gostar de planilhas, alguns softwares, como o Neotriad, podem te ajudar. Isso vai te ajudar a ter uma clareza impressionante sobre os seus hábitos ao final de alguns dias. Quando você puder observar e classificar suas atividades, é mais fácil filtrar o que é circunstancial na sua rotina. A partir daí, você passa a ter insights e perceber onde e como está usando o seu tempo. E não adianta apenas ter o insight, é preciso usá-lo para gerar mudanças e entender que as coisas circunstanciais são um desperdício de vida e dão aquela famosa sensação de que a vida está corrida demais.
* Christian Barbosa é o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade e CEO da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo.
